De voorzitter opent de zitting op 14/11/2023 om 20:02.
Naar aanleiding van het plotse overlijden op zaterdag 11 november 2023 van gemeente- en OCMW-raadslid Lucia Dotremont wordt er een minuut stilte gehouden. De burgemeester-voorzitter eert haar met haar 23 jaar lidmaatschap van de gemeenteraad en betuigt zijn medeleven aan de familie.
De Raad keurt het verslag van de zitting d.d. 10.10.2023 goed.
Schrijven van de Openbare Vlaamse Afvalstoffenmaatschappij (OVAM), het Agentschap Binnenlands Bestuur (ABB) en Interafval, de koepel van de Vlaamse afvalintercommunales, aan EcoWerf d.d. 29 september 2023 betreffende de opstart van een gezamenlijk bottom-uptraject om te komen tot een optimalisatie van de werkingsgebieden van de afvalintercommunales en een gelijkaardig schrijven gericht aan alle gemeenten.
De Vlaamse Regering wil ten laatste in 2025 aan de sector duidelijkheid geven over:
- de werkingsgebieden van de afvalintercommunales die ten laatste op 1 januari 2037 gerealiseerd moeten worden;
- de afvalintercommunales die over de grenzen van de referentieregio’s heen zullen mogen blijven samenwerken na 2037;
- het plan van aanpak om die transitie vorm te geven.
Zij wil hierbij zowel rekening houden met de doelstellingen van de regiovorming als met de doelstellingen inzake een efficiënt en duurzaam afvalstoffenbeleid.
Wat betreft de regiovorming is het uitgangspunt dat de afvalintercommunales hun werkingsgebieden ten laatste in 2037 afstemmen op de referentieregio’s.
Het Regiodecreet voorziet echter ook in de mogelijkheid om een gemotiveerde aanvraag tot afwijking van de principes van regioconform samenwerken in te dienen. Als de Vlaamse Regering aan een individuele afvalintercommunale een dergelijke afwijking toekent, kan deze intercommunale over de grenzen van de referentieregio’s heen blijven samenwerken.
In een eerste fase wordt gevraagd om via de afvalintercommunales de intenties zowel van de individuele gemeenten als de raad van bestuur/ algemene vergadering van de afvalintercommunales tegen 31 januari 2024 kenbaar te maken aan OVAM en ABB.
Gezien het aantal bestuursleden in de raad van bestuur van EcoWerf beperkt is opteren wij ervoor om de bespreking te agenderen op de bijzondere algemene vergadering van 20 december 2023 en aldus uw vertegenwoordiger in de algemene vergadering te verzoeken zich uit te spreken over de intenties van uw gemeente.
EcoWerf bevindt zich in de referentieregio Oost-Brabant. Deze referentieregio omvat naast onze 28 vennoten ook de gemeenten Diest (huidige afvalintercommunale Limburg.net), Hoeilaart, Overijse en Tervuren (huidige afvalintercommunale Interrand).
Gezien al onze huidige gemeentelijke vennoten in overeenstemming zijn met de regiovorming, is het niet nodig om een afwijking aan te vragen.
Artikel 1: Mevrouw Conny Gevens, raadslid en de plaatsvervangende vertegenwoordiger worden gemandateerd om inzake het agendapunt “Visie optimalisatie werkingsgebieden afvalintercommunales” van de bijzondere algemene vergadering van EcoWerf, Intergemeentelijk milieubedrijf Oost-Brabant van 20 december 2023 volgende intentie kenbaar te maken:
De gemeente zal geen afwijkingsaanvraag indienen bij de Vlaamse Regering daar zij reeds conform is met de regiovorming.
Artikel 2: Deze beslissing wordt samen met de beslissing betreffende de goedkeuring van de agendapunten en vaststelling van het mandaat van de vertegenwoordiger en plaatsvervangend vertegenwoordiger van de gemeente voor de bijzondere algemene vergadering van 20 december 2023 aan EcoWerf bezorgd.
De gemeente is deelnemer in de opdrachthoudende vereniging EcoWerf, Intergemeentelijk milieubedrijf Oost-Brabant.
De gemeente ontving een uitnodiging dd 20 oktober 2023 voor de bijzondere algemene vergadering van EcoWerf van 20 december 2023, met bijbehorende agenda en bijlagen.
De agenda voor de bijzondere algemene vergadering van 20 december 2023 bevat volgende punten:
Artikel 1: Mevr Conny Gevens, raadslid, en de plaatsvervangende vertegenwoordiger worden gemandateerd om de agendapunten van de bijzondere algemene vergadering van EcoWerf, Intergemeentelijk milieubedrijf Oost-Brabant van 20 december 2023 :
- goed te keuren;
Artikel 2: Deze beslissing te onderwerpen aan het algemeen toezicht en een afschrift van dit besluit te zenden naar:
- de gemeentelijke afgevaardigde
- EcoWerf, t.a.v. mevrouw Ann Verloo, managementassistent (ann.verloo@ecowerf.be)
De gemeente is voor één of meerdere activiteiten aangesloten bij de opdrachthoudende vereniging Iverlek.
De gemeente werd per aangetekend schrijven van 25 september 2023 opgeroepen om deel te nemen aan de Buitengewone Algemene Vergadering van Iverlek die op 15 december 2023 plaatsheeft in “de Brabanthal, Brabantlaan 1 te 3001 Leuven”;
Een dossier met documentatiestukken werd aan de gemeente per brief van 25 september 2023 overgemaakt.
Schepen Joris Verbaeten is lid van het RBC en kan niet aangesteld worden als vertegenwoordiger in de algemene vergadering
Artikel 1
De vertegenwoordiger van de gemeente, raadslid mevr Lieve Meulemans, die zal deelnemen aan de (fysieke of digitale) Buitengewone Algemene Vergadering van de opdrachthoudende vereniging Iverlek op 15 december 2023 (of iedere andere datum waarop deze uitgesteld of verdaagd zou worden), op te dragen zijn/haar stemgedrag af te stemmen op de beslissingen genomen in de gemeenteraad van heden inzake voormeld artikel 1 van onderhavige beslissing.
Artikel 2
Het college van burgemeester en schepenen te gelasten met de uitvoering van voormelde beslissingen en onder meer kennisgeving hiervan te verrichten aan de opdrachthoudende vereniging Iverlek, ter attentie van het secretariaat (in pdf-versie), uitsluitend op het e‑mailadres vennootschapssecretariaat@fluvius.be.
De gemeente ontving een uitnodiging d.d. 12-10-2023 van Interleuven voor de bijzondere algemene vergadering d.d. 13 december 2023 om 19.00 uur met volgende agenda:
Artikel 1 :
De heer Stefan Puttemans aan te duiden als vertegenwoordiger op de bijzondere algemene vergadering van Interleuven van 13 december 2023 (zoals beslist op een eerdere raad).
Artikel 2 :
Het mandaat van de vertegenwoordiger inzake de agenda van de bijzondere algemene vergadering van 13 december 2023 Interleuven als volgt vast te stellen:
- Goedkeuring van alle agendapunten van de bijzondere algemene vergadering.
De gemeente Hoegaarden neemt deel aan de opdrachthoudende vereniging Hofheide.
Op 20.10.2023 werd de uitnodiging van de buitengewone algemene vergadering van Hofheide van 20.12.2023 met bijhorende agenda verstuurd.
Een vertegenwoordiger dient aangeduid en het mandaat van deze vertegenwoordiger dient te worden vastgelegd door de Raad.
De agenda omvat volgende punten:
Agenda:
1. Goedkeuring van het verslag van de gewone algemene vergadering van 28 juni 2023
2. Budget 2024 en meerjarenplanning
3. Varia
Artikel 1: Hans Decoster, schepen, wordt aangeduid als afgevaardigde op de buitengewone algemene vergadering van Hofheide.
Artikel 2: Het mandaat van de afgevaardigde inzake de agenda van de buitengewone algemene vergadering van 20.12.2023 van Hofheide als volgt vast te stellen : goedkeuring van alle agendapunten.
Artikel 3: Een afschrift van dit besluit wordt toegezonden aan de gemeentelijke afgevaardigde en Hofheide.
Via mail dd 19.10.2023 ontving het gemeentebestuur het bijgevoegde syntheseverslag m.b.t. de activiteiten van Iverlek in het eerste semester van 2023
Art 1 - De raad neemt kennis van het syntheseverslag m.b.t. de activiteiten van Iverlek in het eerste semester van 2023.
Via mail dd 23.10.2023 ontving het gemeentebestuur het bijgevoegde syntheseverslag m.b.t. de activiteiten van Riobra in het eerste semester van 2023
Art 1 - De raad neemt kennis van het syntheseverslag m.b.t. de activiteiten van Riobra in het eerste semester van 2023.
Het aangaan van leningen wordt niet langer beschouwd wordt als een vorm van dienstverlening die onderworpen is aan de wetgeving op de overheidsopdrachten, Het betaamt echter om bij het aangaan van nieuwe leningen in elk geval de markt te raadplegen om op voldoende wijze de concurrentie te laten spelen. Dit is een toepassing van de beginselen van behoorlijk bestuur.
Voor de algemene financiering het nodig is om te voorzien in de opname van een nieuwe lening.
In het meerjarenplan 2020-2025 voor de begroting 2023 is een maximumbedrag van 5.750.000,00 EUR aan te ontlenen kapitaal ingeschreven;
Het bestek, gebundeld in type contract met nr 2023-0001, wordt als bijlage toegevoegd.
Het advies ter zake van de financieel directeur wordt eveneens toegevoegd.
Art. 1 Het bestek, met contract nummer 2023-0001, zoals voorligt goed te keuren, voor een maximaal te ontlenen bedrag van 2.000.000 EUR ter algemene financiering van dienstjaar 2023.
Art. 2 Volgende financiële instellingen aan te schrijven: KBC bank, Belfius bank, BNP-Paribas-Fortis bank, ING bank, Triodos bank.
Art. 3 De financieel directeur wordt gemachtigd om de hoogte en het tijdstip van de op te nemen leningen te bepalen met dien verstande dat het op te nemen bedrag van leningen het bedrag in dit besluit goedgekeurd niet mag overschrijden.
Het is aangewezen om, in het kader van organisatiebeheersing, een reglement 'toekennen van provisies' goed te keuren en maatregelen en controlepunten te voorzien teneinde misbruiken zoveel mogelijk uit te sluiten.
Art 1 - Volgend reglement 'provisies voor geringe exploitatie-uitgaven' wordt goedgekeurd:
Artikel 1 — Aanduiding
§1. De personeelsleden die een volmacht op een provisierekening krijgen toegewezen, worden nominatief aangeduid door de algemeen directeur.
§2. De aanstelling kan op elk moment worden beëindigd door een nominatieve beslissing van de algemeen directeur en neemt alleszins een einde bij de uitdiensttreding van het betrokken personeelslid.
Artikel 2 — Bewaring
§1. Elk personeelslid dat over een debetkaart beschikt om geringe exploitatie-uitgaven te doen moet deze zorgvuldig bewaren.
Artikel 3 — Verbodsbepalingen
Het is ten strengste verboden:
Artikel 4 — Provisiebeheerder
§1. Het personeelslid dat door de algemeen directeur een provisie ter beschikking wordt gesteld voor het doen van geringe exploitatie-uitgaven van dagelijks bestuur, wordt provisiebeheerder genoemd.
§2. De opdracht tot het doen van geringe exploitatie-uitgaven van dagelijks bestuur maakt deel uit van de taak van de betrokken ambtenaar en geeft geen recht op enige bijkomende vergoeding.
Artikel 5 — Omvanq en terbeschikkinqstellinq van de provisie
§1. De provisie bedraagt maximum 5.000 EURO per Provisierekening.
§2. Het maximale bedrag van elke afzonderlijke uitgave bedraagt 500 EURO. Indien hier uitzonderlijk van moet worden afgeweken, wordt de algemeen directeur en de financieel directeur onverwijld op de hoogte gebracht. Zij kunnen dan deze limiet tijdelijk optrekken.
§3. Het bedrag van de provisie wordt op een speciaal daartoe geopende provisierekening gestort. De speciaal daartoe geopende rekening mag nooit een debetsaldo vertonen.
§4. De provisiebeheerder is persoonlijk verantwoordelijk voor het beheer ervan: dit impliceert dat de provisiebeheerder in eerste instantie kan worden aangesproken voor kastekorten of uitgaven die zouden worden betwist.
§5. Een verantwoording gebeurt steeds bij de vraag tot het aanvullen van de provisie. De provisiebeheerder legt een gedetailleerde opgave van de gedane uitgaven aan de financieel directeur voor, samen met de nodige bewijsstukken van deze uitgaven.
Artikel 6 - Aanwending en modaliteiten provisie
§1. De provisie mag door de provisiebeheerder enkel worden aangewend voor de betaling van geringe exploitatie-uitgaven van dagelijks bestuur die zonder uitstel moeten gebeuren of die onmiddellijk moeten worden gedaan voor de goede werking van de dienst. Er mogen uitsluitend uitgaven via de provisie gebeuren die niet de normale uitgavenprocedure kunnen volgen.
§2. De provisiebeheerder bezorgt alle bewijsstukken en alle uitgaven op een eenvormig document aan de financieel directeur of zijn afgevaardigde, die ze inschrijft in de boekhouding.
§3. Indien de financieel directeur of zijn afgevaardigde van oordeel is dat de uitgaven niet overeenstemmen met de aanwending zoals bepaald in paragraaf 1 en 2 van dit artikel, maakt hij een verslag op dat wordt bezorgd aan de provisiebeheerder. Samen met de opmerkingen van de betrokken provisiebeheerder wordt dit verslag aan de algemeen directeur bezorgd. De algemeen directeur neemt een beslissing over de al dan niet aanvaarding van de gedane uitgave(n) via provisie.
Artikel 7 — Controle & procedure bij vaststelling van niet aanzuivering uitgaven
§1. De financiële dienst controleert op regelmatige tijdstippen de stand van de provisierekeningen en rapporteert bij onregelmatigheden of niet aanzuivering, aan de financieel directeur.
§2. Bij vaststelling van een uitgaven, waarvoor er geen verantwoordingsstuk kan worden aangeleverd, wordt de beheerder van de debetkaart door de financiële dienst verwittigd. Indien blijkt dat het bewijsstuk verloren is gegaan, dient de beheerder van de debetkaart een verklaring op eer op te maken van verlies van het bewijsstuk , en bezorgt dit aan de algemeen directer en financieel directeur.
§3. Deze verklaring op eer wordt slechts éénmaal per jaar aanvaardt. Indien het verlies van bewijsstuk zich meerdere keren voordoet, dan kan de financieel directeur het te vereffenen tekort in de boekhouding inschrijven als een vordering op het personeelslid, dat door hem/haar moet worden terugbetaald.
Artikel 8 — Procedure bi| vaststelling van een tekort ingevolge verlies of diefstal
§1. Elke vaststelling van verlies of diefstal van de debetkaart wordt onverwijld gemeld aan de algemeen directeur en de financieel directeur. In geval van vermoeden van diefstal en/of fraude zal de algemeen directeur aangifte doen bij de politie.
§2. De algemeen directeur neemt de nodige bewarende maatregelen.
§3. De financieel directeur gaat onmiddellijk over tot verificatie van de provisierekening waarop de kaarthouder volmacht heeft en stelt het bedrag van verlies of diefstal vast. De financieel directeur maakt hiervan een proces-verbaal op.
§4. De beheerder van de debetkaart waarbij het verlies of de diefstal werd vastgesteld, maakt een verslag op met duiding van de hem/haar gekende feiten en waarin de omstandigheden van het verlies of de diefstal worden toegelicht.
§5. Het verslag, vermeld in §4 van dit artikel, en het proces-verbaal van de financieel directeur, vermeld in §3 van dit artikel, worden overgemaakt aan het uitvoerend orgaan die een beslissing neemt betreffende de aansprakelijkheid en in voorkomend geval van de hoogte van het tekort dat moet worden vereffend. Bij niet aanvaarding van het verlies door het uitvoerend orgaan ingevolge aansprakelijkheid van het betrokken personeelslid moet het verlies door het personeelslid worden vereffend. Een afschrift van dit besluit wordt overgemaakt aan de algemeen directeur, de financiële directeur en het betrokken personeelslid.
§6. Volgend op de beslissing van het uitvoerend orgaan betreffende de aansprakelijkheid zoals vermeld in §5 van dit artikel, schrijft de financieel directeur de diefstal of het verlies in de boekhouding in als een vordering op het personeelslid dat aansprakelijk wordt bevonden en dat door hem/haar moet worden terugbetaald, en het niet te vereffenen tekort als een uitgave.
Er werd een aanvraag ingediend door het ruilverkavelingscomité Willebringen dd 4 oktober 2023 strekkende tot het bekomen van een gemeentelijke bijdrage voor bovenvermeld dossier, uit te voeren in het kader van voornoemde ruilverkaveling op het grondgebied van de gemeente Hoegaarden - Aanleg wegen deel 4 – B.B. nr. VLB/2023/RVK30003_016/01;
De kostprijs op basis van de aanbesteding van voornoemde werken bedraagt 2.297.911,41 euro, waarbij het aandeel voor de gemeente Hoegaarden 307.303,74 euro bedraagt;
Volgende documenten worden toegevoegd aan dit dossier:
Daarnaast is er ook een tussenkomst van het ministerie van de Vlaamse Gemeenschap;
Het algemeen nut dat deze werken hebben voor de plaatselijke bevolking;
Art. 1 : De gemeente Hoegaarden zal tussenkomen voor 307.303,74 euro in de kosten van de werken die uitgevoerd worden op haar grondgebied.
Art. 2 : Een afschrift van deze beslissing zal voor kennisgeving aan de hogere overheid worden overgemaakt alsook aan het secretariaat van het ruilverkavelingscomité Willebringen.
Motivering
Fost Plus stelt momenteel 3 standaard formaten ter beschikking: 60 L, 90 L en 120 L. De 120 L-zak is voorbehouden voor scholen en verenigingen.
De evaluaties van het gebruik van de 90 L-zak bij andere intercommunales zijn positief. Voorafgaand aan een potentiële invoering van de zakken voor inzameling van pmd, werd het 90 L-formaat eveneens getest door de medewerkers van EcoWerf. De pmd-zakken van 90 liter werden voorzien van inhoud en op een waarheidsgetrouw parcours geplaatst, samen met andere pmd-zakken van 60 liter. De zakken werden vervolgens getest door een ervaren lader en een lader die recent in dienst is gekomen. Bij de test inzameling hielden de medewerkers rekening met het inwerpen van de zakken; het hanteren van meerdere pmd-zakken van beide formaten (zowel volle zakken, als half gevulde zakken); het botsen van zakken tegen de trog; en ten slotte zakken die te zwaar of met verkeerde inhoud gevuld zijn. De testinzameling heeft op geen van deze onderdelen moeilijkheden aan het licht gebracht. Er werd geen noemenswaardig verschil gemerkt met een pmd-zak van 60 liter. Deze test werd bijgevolg positief bevonden door EcoWerf.
EcoWerf organiseerde een aanbesteding voor de levering van zakken voor inzameling pmd waarbij reeds de 90 L-zakken werden voorzien.
Decreet over Lokaal Bestuur van 22 december 2017, meer bepaald artikel 40, §3.
Gemeenteraadsbesluit d.d. 11 oktober 2022 inzake het contantbelastingreglement voor de inzameling en verwerking van het huishoudelijk afval en daarmee vergelijkbaar bedrijfsafval dit zowel voor de huis-aan-huis inzameling, inzameling via sorteerstraten, inzameling op afroep, als de inzameling op het recyclagepark - aanslagjaren 2023-2025
Artikel 1 – De gemeenteraad past het contantbelastingreglement voor de inzameling en verwerking van het huishoudelijk afval en daarmee vergelijkbaar bedrijfsafval dit zowel voor de huis-aan-huis inzameling, inzameling via sorteerstraten, inzameling op afroep, als de inzameling op het recyclagepark voor de aanslagjaren 2023-2025 als volgt aan:
- In de overweging van de gemeenteraadsbeslissing dient de verwijzing “Uitvoeringsplan huishoudelijk afval en gelijkaardig bedrijfsafval van 16 september 2016, zoals gewijzigd” vervangen te worden door “Uitvoeringsplan huishoudelijk afval en gelijkaardig bedrijfsafval 2023 – 2030 (Lokaal Materialenplan) van 26 mei 2023”;
- Artikel 1§3, 12°: aan de definitie van Groente-, fruit- en tuinafval (gft) wordt de zinssnede “mest van kleine huisdieren (cavia, konijn)” vervangen door “mest van huisdieren met een maximum van 10% per aangeboden hoeveelheid in de gft-container”.
- Artikel 1§, 21° Papier en karton: de definitie “alle dag-, week-, en maandbladen, tijdschriften en periodieken, reclamedrukwerk en ander drukwerk, publicaties, telefoon- en faxgidsen, schrijfpapier, kopieerpapier, computerpapier, boeken en papieren of kartonnen verpakkingen, die ontstaan door de normale werking van een particuliere huishouding of ermee gelijkgestelde bedrijfsafvalstoffen, met uitzondering van geolied papier of karton, papier met waslaag, carbonpapier, vervuild papier, vervuilde papieren en kartonnen verpakkingen, papieren voorwerpen waar kunststof of andere materialen in verwerkt zijn, kaarten met magneetbanden, behangpapier, cement-, meststof- en sproeizakken,…” vervangen door “kranten en tijdschriften, folders uit de plastic verpakking, printpapier en alle verpakkingen uit papier en karton die ontstaan door de normale werking van een particuliere huishouding of ermee gelijkgestelde bedrijfsafvalstoffen, met uitzondering van vuil en vettig papier en karton, behangpapier, cellofaanpapier en aluminiumfolie en -zakjes”
- Artikel 1§3, 22° aan de definitie van Plastic verpakkingen, metalen verpakkingen en drankkartons (pmd) wordt volgende toegevoegd “drankcapsules”
- Aan art. 3§1, c van het contantbelastingreglement voor de inzameling en verwerking van het huishoudelijk afval en daarmee vergelijkbaar bedrijfsafval dit zowel voor de huis-aan-huis inzameling, inzameling via sorteerstraten, inzameling op afroep, als de inzameling op het recyclagepark - aanslagjaren 2023-2025, wordt volgende toegevoegd:
|
|
Particulieren (euro) |
KMO (euro) |
| Per zak van 90 L |
0,20 |
0,20 |
Artikel 2 – De contantbelasting voor de 90L-zak om pmd in te zamelen gaat in vanaf 1 januari 2024.
Artikel 3 – Een afschrift van deze beslissing wordt aan EcoWerf bezorgd.
De integrale tekst van het vernieuwde reglement wordt bijgevoegd in bijlage. De tekst bevat ook een luik ivm deconnectie. Deze tekst maakt integraal deel uit van dit besluit.
Op 19.10.2023 werd hieromtrent een protocol van akkoord afgesloten op het Afzonderlijk Bijzonder Comité (ABC).
art 1 - Het bijgevoegde arbeidsreglement van de gemeentelijke Basisschool te Hoegaarden wordt integraal goedgekeurd
De integrale tekst van het huishoudelijk reglement Afzonderlijk Bijzonder Comité (ABC) en Hoog Overleg Comité (HOC) wordt bijgevoegd in bijlage. Deze tekst maakt integraal deel uit van dit besluit.
Op 19.10.2023 werd hieromtrent een protocol van akkoord afgesloten op het Afzonderlijk Bijzonder Comité (ABC).
art 1 - Het huishoudelijk reglement Afzonderlijk Bijzonder Comité (ABC) en Hoog Overleg Comité (HOC) van de gemeentelijke Basisschool te Hoegaarden, bijgevoegd in bijlage, wordt integraal goedgekeurd.
De voorzitter sluit de zitting op 14/11/2023 om 20:15.
Namens Gemeenteraad,
Bart Hendrix
Algemeen directeur
Jean-Pierre Taverniers
Burgemeester-Voorzitter