Besluit  Gemeenteraad

BESLUIT

Enig artikel: Het gemeentelijk reglement participatie goedgekeurd door de gemeenteraad van 04.06.2019 wordt ingetrokken en vervangen door bijgevoegd reglement. 

 

 

 

 

Het Reglement participatie van de burger goed te keuren

 

 

Artikel 1: toepassingsgebied en relatie met andere reglementen

Dit reglement geeft, in toepassing van artikel 304 van het decreet lokaal bestuur, nadere invulling aan een aantal vormen van inspraak, betrokkenheid en participatie vanwege burgers en doelgroepen ten aanzien van het beleid, de besluitvorming en de dienstverlening. Deze regeling is niet beperkend bedoeld: naast de inspraakvormen die in dit reglement uitdrukkelijk worden genoemd, kan het lokaal bestuur steeds op andere manieren zijn belanghebbenden infomeren, consulteren en betrekken.

 

Het OCMW en gemeentebestuur hechten veel belang aan openheid, participatie en kwaliteitsvolle dienstverlening. In dit reglement worden de instrumenten van participatie en inspraak behandeld. De openheid wordt verder uitgewerkt in het gemeentelijk reglement openbaarheid van bestuur. Het dienstverleningscharter en de procedure van de klachtenbehandeling is opgenomen in de het reglement klachtenbehandeling.

 

Artikel 2: basisprincipes

Het participatiebeleid van het OCMW- en gemeentebestuur is gebaseerd op volgende basisprincipes:

-        De manier waarop inwoners betrokken worden en zijn op het beleid, kent veel gradaties. De intensiteit van de wederzijdse betrokkenheid tussen bewoners en bestuur wordt aangetoond met de participatieladder. Deze ladder is geen statisch gegeven, de verschillende stadia kunnen dynamisch in elkaar lopen. Er wordt geen waardeoordeel verbonden aan de gradaties. De ‘hoogste’ trede is dus niet altijd de meest aangewezen of de ‘beste’ methode.

-        Het bestuur bekijkt per onderwerp/beleidsfase welke graad van participatie mogelijk en wenselijk is en hoe ver ze wil/kan gaan met de bewonersparticipatie.

-        De rol van de overheid en burger verschilt volgens de gekozen participatiemethode.

 

	Omschrijving	Rol overheid	Rol burger
ZELFBESTUUR	Het bestuur laat de agenda en besluitvorming over aan de inwoners.	Ondersteuning	Initiatief en beslissing
MEEBESLISSEN	Het bestuur en de inwoners bepalen samen de probleemagenda en zoeken samen naar oplossingen. Er wordt samen beslist.	Gelijkwaardigheid	Beslissing in kader
COPRODUCEREN	Het bestuur en de inwoners ontwikkelen samen een plan dat uitgevoerd wordt. De overheid neemt de beslissing en verbindt er zich aan de overeengekomen oplossing	Beslissingskader	Beslissing in kader
ADVISEREN	Het bestuur vraagt advies aan inwoners. De bevolking kan problemen aankaarten en oplossingen formuleren. Het gaat hier om mobiliseren van bewoners om ideeën te genereren.	Advieskader	Open advies
RAADPLEGEN	Het bestuur bepaalt de agenda, maar luistert naar de mening van de inwoners, zonder garantie dat dit tot verbintenissen leidt. Het gaat om een open, vrijblijvend gesprek.	Adviesvraag	Gesloten advies
INFORMEREN	Het bestuur bepaalt de agenda en houdt de bevolking met goede info op de hoogte.	Informeren	Luisteren

 

-        Inspraak staat of valt met een open bestuursstijl.

-        Inspraak vergt inzicht. Zonder een uitgebouwd communicatiebeleid en correct / begrijpbare informatie is echte inspraak onmogelijk.

-        Participatie is maatwerk.

-        Er is een schepen bevoegd voor participatie. Ook binnen de ambtenarij wordt een interne referentiepersoon participatie aangeduid.

-        Inwoners zullen bij de voorbereiding van belangrijke beslissingen betrokken worden. Ook bij de uitvoering en evaluatie van beleidsbeslissingen worden participatieve acties opgezet.

-        Burgers met goesting, daadkracht en ambitie kunnen zelf burgerparticipatie initiatieven opzetten als het gaat om een sterk idee waarvoor gaandeweg energie , betrokkenheid en draagvlak ontstaat.

-        Ook personen en groepen die zich ver van het politieke machtscentrum bevinden, moeten aan bod komen.

 

 

Artikel 3: definities

Voor de toepassing van dit reglement wordt verstaan onder:

- burgerparticipatie:            Een vorm van samenwerking tussen de overheid en de burger waarbij burgers een bepaalde mate van verantwoordelijkheid en/of zeggenschap krijgen om vorm te geven aan het beleid, of de mogelijkheid krijgen om het beleid te realiseren.

- melding: het signaleren van een gebrek, met de wens dat het bestuur optreedt, zonder dat de burger (reeds) ontevreden is over het optreden van het gemeentebestuur. Voorbeelden van meldingen zijn: put in de rijbaan, rioolkolk verstopt… Een melding moet goed onderscheiden worden van een klacht. Het niet correct inspelen op een melding kan natuurlijk wel leiden tot een klacht van de burger.

-           suggestie: een beleidsidee of voorstel om de leefbaarheid en/of de efficiënte werking van het gemeentebestuur te verbeteren, dat een burger ter kennis geeft aan het gemeentebestuur.

-           feedback: feedback of terugkoppeling is een evaluerende reactie achteraf.  Feedback kan positief of negatief zijn, maar de reacties en commentaar zijn bedoeld om de werking te verbeteren.

-           voorstel : een gemotiveerde nota met voorstellen of vragen over de lokale  beleidsvoering en dienstverlening, die een burger overmaakt aan het college van burgemeester en schepenen /het vast bureau met de vraag deze te kunnen komen toelichten op de raad.

-           verzoekschrift: een brief of petitie gericht aan het bestuur, waarin een verzoek wordt geformuleerd om iets te doen of te laten, dat tot de rechtstreekse bevoegdheid van het lokaal bestuur hoort of van gemeentelijk belang is.

-           volksraadpleging: het decretaal geregeld proces waarbij de gemeenteraad, op eigen initiatief of op verzoek van de inwoners, een ja/nee-vraag voorlegt aan de bevolking van de gemeente Hoegaarden. Persoonlijke aangelegenheden en aangelegenheden betreffende de jaarrekeningen, het meerjarenplan en de aanpassingen ervan, de gemeentebelastingen en retributies kunnen niet het voorwerp zijn van een volksraadpleging.

-           beleidsenquête: een niet-systematische bevraging van bepaalde doelgroepen over aspecten van het gemeentelijk beleid. Een beleidsenquête gaat uit van het college van burgemeester en schepenen.

-           tevredenheidsmeting: een niet-systematische bevraging van gebruikers en cliënten over aspecten van de gemeentelijke dienstverlening. Een tevredenheidsmeting gaat uit van een specifieke dienst.

-           adviesraad: inspraakorgaan, al dan niet wettelijk of decretaal voorzien, dat door het gemeentebestuur wordt ingericht en dat op geregelde tijdstippen vergadert om aan het gemeentebestuur adviezen uit te brengen over een bepaald beleidsdomein. In principe zijn adviesraden samengesteld uit vertegenwoordigers van verenigingen en/of deskundigen die rond het beleidsdomein werken. Adviesraden nemen een huishoudelijk reglement aan dat hun werking preciseert en dat ter kennis wordt gegeven aan het gemeentebestuur.

-           hoorzitting: bewonersvergadering, georganiseerd door het gemeentebestuur, waarop burgers gehoord worden over hun visie op een bepaald project. De bedoeling van een hoorzitting is de bevolking inspraak te geven in het project, daarom vindt de hoorzitting plaats in een vroeg stadium van de besluitvorming en alleszins voordat een definitieve beslissing wordt genomen.

-           informatievergadering: bewonersvergadering, georganiseerd door het gemeentebestuur, waarop het gemeentebestuur burgers inlicht over een bepaald project en aandacht besteedt aan de praktische gevolgen ervan. De bedoeling van een informatievergadering is de bevolking correcte en volledige informatie te verschaffen over beslissingen die reeds genomen zijn.

 

 

Artikel 4: overzicht vormen

In Hoegaarden heeft de burger een heel gamma aan participatiekanalen ter beschikking:

-      de georganiseerde participatie, op initiatief van het gemeentebestuur via adviesraden. De adviesraden hebben als doel om het bestuur op regelmatige en systematische wijze te adviseren.

-      de burgerparticipatie bij specifieke projecten, thema’s of beleidsbeslissingen

-      de mogelijkheid om feedback, meldingen, suggesties en ideeën te formuleren aan het management via de ideeënbus;

-      de inspraakmogelijkheden gerelateerd aan de werking van de gemeenteraad (bv. verzoekschrift, voorstel en volksraadpleging);

 

Elk signaal (melding, suggestie, advies, klacht, verzoekschrift, voorstel...) wordt geregistreerd en binnen 10 werkdagen beantwoord met een schriftelijke ontvangstmelding, waarin naast een korte beschrijving van het signaal ook de coördinaten van de behandelende dienst zijn opgenomen.

 

1 Georganiseerde inspraak via gemeentelijke adviesraden

 

Artikel 5

 

De gemeentelijke adviesraden zijn een belangrijke motor in het verenigingsleven en geven burgers de kans om een bijdrage te leveren aan het lokaal beleid. Zij geven, op eigen initiatief of op vraag van het bestuur advies over een bepaald thema of doelgroep. Daarnaast staan de adviesraden vaak ook in voor de organisatie of de hulp bij evenementen.

 

Adviesraden zijn ook inspraakraden voor de burger. Elke inwoner kan rechtstreeks zijn visie aan bod laten komen in de adviesraden, door contact te nemen met de voorzitter van de betrokken adviesraad.

 

Het bestuur probeert steeds rekening te houden met de adviezen van de raden vooraleer het een definitieve beslissing neemt. Eventuele afwijkingen op adviezen worden gemotiveerd.

 

Naast de wettelijk verplichte adviesraden zal de gemeente ook enkele andere overleg- en inspraakstructuren oprichten. Elke adviesraad heeft een duidelijk afgebakend werkterrein. In concreto:

 

De jeugdraad wordt opgericht om betrokkenheid en inspraak van kinderen en jongeren te verzekeren in de beleidsvoering en de dienstverlening. De jeugdraad adviseert het bestuur over alle aangelegenheden die betrekking hebben op het lokale jeugdbeleid. Naast afgevaardigden van de geïnteresseerde plaatselijke jeugdwerkinitiatieven kunnen ook geïnteresseerde jongeren (minimale leeftijd 16 jaar) lid zijn van de jeugdraad.

De seniorenraad wordt opgericht om betrokkenheid en inspraak van senioren te verzekeren in de beleidsvoering en de dienstverlening. De seniorenraad adviseert het bestuur over alle aangelegenheden die betrekking hebben op het lokale ouderenbeleid. Naast afgevaardigden van de geïnteresseerde plaatselijke seniorenverenigingen kunnen ook geïnteresseerde senioren (minimale leeftijd 65 jaar) lid zijn van de seniorenraad.

De cultuurraad wordt opgericht om inspraak en participatie van alle culturele actoren in het cultuurbeleid te organiseren De cultuurraad heeft adviserende bevoegdheid over alle culturele materies voor de hele gemeente. Naast vertegenwoordigers van de Hoegaardse culturele organisaties en instellingen, kunnen ook cultuurdeskundige inwoners lid zijn van de cultuurraad.

De sportraad wordt opgericht om inspraak en participatie in het sportbeleid te organiseren. De sportraad heeft adviserende bevoegdheid over alle sportieve thema’s voor de hele gemeente. Naast vertegenwoordigers van de Hoegaardse sportverenigingen, kunnen ook sportdeskundige inwoners lid zijn van de sportraad

De gemeentelijke milieu- en klimaatraad adviseert en stimuleert het bestuur over klimaatdoelstelling, duurzaamheid en milieu.

De gemeentelijke commissie voor ruimtelijke ordening (GECORO) is een officiële adviesraad voor ruimtelijke ordening op gemeentelijk niveau. De GECORO vervult een aantal wettelijke bevoegdheden.

Het lokaal overleg kinderopvang (LOK) is een overleg waarin alle actoren vertegenwoordigd zijn die actief zijn op het vlak van kinderen en kinderopvang, zoals de scholen, de oudercomités, de kinderdagverblijven en alle kinderopvanginitiatieven.

De Kindergemeenteraad is een raad waar kinderen van het vierde, vijfde en zesde leerjaar uit de basisscholen van Hoegaarden en/of woonachtig in Hoegaarden. Ze verdedigen het standpunt van hun leeftijdsgenoten bij het gemeentebestuur en zorgen er samen voor dat wat zij belangrijk vinden niet uit het oog verloren wordt.

 

Elke adviesraad maakt zijn eigen huishoudelijk reglement, alsook een afsprakennota met het gemeentebestuur. Deze documenten worden ter kennis gegeven aan het college en gepubliceerd op de gemeentelijke website.

 

Voor adviesraden die door specifieke hogere regelgeving ingesteld zijn, gelden de betreffende hogere voorschriften inzake taak, bevoegdheid, samenstelling en werking.

 

Adviesraden kunnen werkgroepen en open vergaderingen inschrijven in hun statuten. Hierbij kunnen specifieke thema’s of projecten behandeld worden en worden burgers / organisaties uitgenodigd die in dit thema geïnteresseerd zijn. Het is ook steeds mogelijk om extra deskundigen en/of gastsprekers uit te nodigen op de vergaderingen van adviesraden.

 

Het laatste verslag en bijhorende adviezen van de lokale adviesraden worden bekendgemaakt via de gemeentelijke website. Het college stuurt steeds een gemotiveerde antwoord op de geformuleerde adviezen.

 

De samenstelling van de adviesraden ter kennis gegeven aan het college van burgemeester en schepenen. De namen van voorzitter, ondervoorzitter, secretaris en bevoegde ambtenaar worden ter kennisgeving voorgelegd aan de gemeenteraad en gepubliceerd op de gemeentelijke website. Ten hoogste twee derde van de stemgerechtigde leden van de raden en de overlegstructuren is van hetzelfde geslacht. Politieke mandatarissen kunnen geen lid zijn van een adviesraad. De politieke fracties kunnen wel een waarnemer afvaardigen. Deze wordt aangeduid bij gemeenteraadsbeslissing. De bevoegde schepen en ambtenaar woont elke vergadering van de adviesraad bij als waarnemer. Het lidmaatschap van een adviesraad kan niet als voorwaarde gesteld worden voor subsidiëring of andere voordelen en ondersteuning van de gemeente. Om lid te kunnen zijn van een adviesraad moet je ofwel inwoner zijn van de gemeente ofwel een erkende vereniging met zetel in de gemeente vertegenwoordigen.

 

2. Burgerparticipatie

 

Artikel 6

 

In het kader van de strategische meerjarenplanning wordt een afzonderlijk participatietraject opgezet. Zowel bij de opmaak als bij de opvolging en uitvoering van het meerjarenplan is inspraak belangrijk. Het college van burgemeester en schepenen is gemachtigd om het inspraaktraject goed te keuren en uit te voeren.

 

Periodiek worden in opdracht van het college van burgemeester en schepenen bijkomende overlegtafels en participatietrajecten georganiseerd over specifieke beleidsthema’s zoals middenstand, landbouw, onderwijs,  …  Het College neemt het initiatief tot oprichting van overlegtafels. Deelnemers aan overlegtafels worden persoonlijk uitgenodigd.

 

Het gemeentebestuur is bereid ook met andere bewonersgroepen en verenigingen die zich in hoofdzaak rond inspraak profileren, in dialoog te treden, op voorwaarde dat deze groepen of verenigingen kunnen aantonen dat hun draagvlak voldoende breed is.

 

Het lokaal bestuur bekijkt bij plannen of projecten vooraf in hoeverre er mogelijkheid tot participatie is. Hierbij wordt steeds uitgegaan van een concrete doelstelling. Ook wordt vooraf het gewenste niveau van participatie bepaalt (welke trede?) en welke stakeholders (wie?) betrokken worden.

 

Om de mening van de bewoners te kennen bij grote projecten en openbare werken of naar aanleiding van ingrijpende omgevingsvergunningen kan het gemeentebestuur, al dan niet in het kader van een openbaar onderzoek, een hoorzitting organiseren. Kort voor de aanvang van de werken wordt de hoorzitting opgevolgd met één of meer informatievergaderingen en/of bewonersbrieven.

 

Openbare onderzoeken die voorgeschreven zijn door bijzondere regelgevingen worden georganiseerd overeenkomst de bijzondere bepalingen daaromtrent.

 

3. Meldingen, suggesties en feedback

 

Artikel 7: ideeënbus

Een burger kan een melding of suggestie mondeling, schriftelijk en digitaal indienen via de ideeënbus van het gemeentebestuur. Het onthaal in het gemeentehuis is het algemeen aanspreekpunt voor alle suggesties en meldingen die verband houden met de gemeentelijke dienstverlening. Burgers kunnen ook gebruik maken van het online-registratieformulier in het e-loket. De ingezonden ideeën worden behandeld door de leden van het managementteam.

 

De meldingen en suggesties waaraan het gemeentebestuur iets kan verhelpen, worden geregistreerd en doorgegeven aan de bevoegde dienst. Uiterlijk één maand na de registratiedatum/ontvangstmelding, komt een  antwoord ten gronde. Hierin wordt meegedeeld welk gevolg gegeven wordt aan het signaal of waarin gemotiveerd wordt waarom er geen gevolg aan wordt gegeven. Voor de meldingen en suggesties waarvoor de gemeente niet bevoegd is, wordt gericht doorverwezen naar de bevoegde instantie.

 

Artikel 8: feedback 

 

Zowel bij de voorbereiding, de uitvoering als de evaluatie van het beleid kunnen verschillende vormen van bevraging georganiseerd worden. Het meest bekend is de  beleidsenquête. De resultaten van deze bevragingen worden meegenomen in de strategische planning.

 

Om een goede dienstverlening aan de burger te bieden is feedback belangrijk. Belangrijk hierbij zijn tevredenheidsmetingen. Daarnaast wordt een complimentenformulier ingevoerd, als tegenhanger van het klachtenformulier. Voor positieve feedback en eventuele felicitaties kan de burger een complimentenformulier invullen of dit bezorgen aan onze diensten. Deze complimenten worden bezorgd aan de betreffende medewerker(s) en worden in zijn/haar personeelsdossier geklasseerd.

 

4. Inspraak gerelateerd aan de werking van de gemeenteraad

 

Artikel 9: vragenhalfuurtje voor gemeenteraad  

Voor aanvang van de openbare zitting van de gemeenteraad kunnen inwoners van de gemeente vragen stellen aan het college van burgemeester en schepenen en aan de gemeenteraad. Het vragenhalfuur is geen debat of discussiemoment, maar biedt aan de inwoners de mogelijkheid om rechtstreeks vragen te stellen aan de gemeenteraadsleden. Gemeenteraadsleden zelf kunnen hiervan geen gebruikmaken. Personeelsleden van het lokaal bestuur die inwoner zijn van de gemeente kunnen gebruikmaken van dit spreekrecht als het onderwerp geen verband houdt met zijn/haar taak als personeelslid.

 

De vraagsteller kan vragen stellen over elk mogelijk punt van gemeentelijk belang en met een openbaar en maatschappelijk relevant karakter.

Worden zonder meer niet-ontvankelijk verklaard, de vragen, standpunten of toelichtingen over:

- anonieme vragen, vragen die onduidelijk, vaag, beledigend of onredelijk zijn.

- privéaangelegenheden of personen;

- punten van de besloten zitting;

- lopende dossiers, waarvoor de wettelijke procedures dit niet toestaan;

 

De vragen dienen ten minste 14 dagen vóór de gemeenteraadszitting schriftelijk te worden geformuleerd. Ze kunnen met de post of digitaal (info@gemhoegaarden.be verstuurd worden naar het gemeentebestuur of aan het onthaal overhandigd. Er wordt een specifiek aanvraagformulier opgesteld. Dit is beschikbaar via de website.

Vragen die niet tijdig binnenkomen, worden verschoven naar de volgende gemeenteraadszitting.

 

Er dient steeds duidelijk vermeld te worden dat dit een vraag is voor het ‘vragenhalfuur van de gemeenteraad’. De aanvraag dient volgende gegevens te bevatten:

-naam, adres, telefoonnummer en e-mailadres van de aanvrager

-de opgave of men in eigen naam spreekt, dan wel namens een bepaalde groep, vereniging,

organisatie, instelling of vennootschap die in Hoegaarden gevestigd is;

-het onderwerp met de nodige toelichting waarop de gewenste tussenkomst betrekking heeft

- de fractie aan wie men de vraag wil stellen.

 

Na ontvangst zal de algemeen directeur de aanvragen nazien en inschrijven volgens datum van binnenkomst. Vragen over dezelfde onderwerpen kunnen gegroepeerd worden. Het college van burgemeester en schepenen neemt een gemotiveerde beslissing over de ontvankelijkheid van elke aanvragen. De gemeenteraadsleden krijgen, bij de oproep van de gemeenteraad, een lijst van alle aanvragen en de door het college genomen beslissing omtrent de ontvankelijkheid. De fractie(s) aan wie de vraag uitdrukkelijk is gericht word(t)en) op de hoogte gebracht door de algemeen directeur.

 

Iedere aanvrager krijgt bericht van de inschrijving op de rol voor behandeling. De niet-

ontvankelijke vragen worden teruggestuurd naar de aanvrager met vermelding van de reden(en).

 

De vraag dient tijdens de gemeenteraad gesteld te worden door diegene die de aanvraag ondertekende. Wordt de aanvraag ondertekend door meerdere personen, dan dient in de brief gespecificeerd te worden wie de vraag zal stellen.

 

De vragen worden behandeld in volgorde van aankomst op het gemeentehuis.

De totale spreek- en antwoordtijd van per vragenhalfuurtje bedraagt 30 minuten.. Alle vragen die niet kunnen behandeld worden binnen dit tijdsbestek, worden automatisch verdaagd naar de volgende gemeenteraadszitting, waar zij bij voorrang behandeld worden. De interpellant kan zijn gestelde vragen laten verdagen indien hij om één of andere reden niet kan aanwezig zijn bij de gemeenteraadsvergadering.

 

Een verslag wordt opgemaakt door de algemeen directeur of zijn vervanger en omvat de vraag, het standpunt of de toelichting van de aanvrager alsmede het antwoord van het gemeentebestuur. De gemeenteraadsleden ontvangen het verslag van het vragenhalfuur samen met het verslag van de gemeenteraadszitting. Het verslag wordt tevens gepubliceerd op de gemeentelijke website.

 

Artikel 10 voorstellen van burgers

De inwoners van Hoegaarden hebben, in toepassing van artikel 304 § 1 van het decreet lokaal bestuur , het recht om voorstellen en vragen over de gemeentelijke beleidsvoering en dienstverlening op de agenda van de gemeenteraad te plaatsen en die punten aan de gemeenteraad te komen toelichten. Ditzelfde recht is van toepassing op het OMCW en de raad voor maatschappelijk welzijn.

 

Het voorstel wordt ingediend met het ter beschikking gestelde formulier en  gestuurd aan het college van burgemeester en schepenen of het vast bureau. Het moet de naam, voornaam, geboortedatum en woonplaats vermelden van iedereen die het voorstel ondertekend heeft. Naast het voorstel zelf wordt een gemotiveerde nota en eventueel nuttige stukken bijgevoegd die de raad kunnen voorlichten.

 

Elk ingediend voorstel wordt geregistreerd. Het college of vast bureau  gaat na of het voorstel voldoet aan de voorwaarden en ontvankelijk is. Een voorstel is onontvankelijk als    - het voorstel onredelijk is of te vaag geformuleerd

- het een loutere mening is en geen concreet voorstel

- als het anoniem werd ingediend

- als het taalgebruik beledigend is.

De raad behandelt de voorstellen die inhoudelijk tot zijn beslissingsbevoegdheid behoren én ondertekend zijn door minstens 2% van de inwoners boven de 16 jaar.

 

Het voorstel moet minstens twintig dagen voor de dag van de vergadering van de raad ingediend zijn om in de eerstvolgende zitting te kunnen worden behandeld. Wordt het verzoekschrift later ingediend, dan komt het op de agenda van de volgende raadsvergadering.

 

De voorstellen van burgers worden behandeld in de openbare zitting van de raad. De raad doet vooraf uitspraak over zijn bevoegdheid ten aanzien van de in het verzoekschrift opgenomen voorstellen en vragen. Binnen zijn bevoegdheid bepaalt de raad ook welk gevolg daaraan wordt gegeven en hoe dat wordt bekendgemaakt. De verzoeker of indien het voorstel door meerdere personen wordt ingediend de eerste ondertekenaar van het verzoek mogen het verzoek komen toelichten op de raad. Hij kan zich hierbij laten bijstaan door een persoon naar keuze.

 

Binnen de 10 dagen na behandeling van het voorstel verstrekt de voorzitter van de raad en de algemeen directeur een gemotiveerd antwoord aan de verzoeker. Indien het verzoek door meerdere personen wordt ingediend aan de eerste ondertekenaar van het verzoek.

 

Artikel 11: verzoekschriften

Ieder heeft het recht, in toepassing van artikel 28 van de grondwet en artikel 304 § 2 van het decreet lokaal bestuur, een verzoekschrift in te dienen bij de organen van de gemeente en bij de organen van het OCMW.

 

De organen van de gemeente zijn de gemeenteraad, het college van burgemeester en schepenen, de voorzitter van de gemeenteraad, de burgemeester, de algemeen directeur en elk ander orgaan van de gemeente dat als overheid optreedt.

 

De organen van het OCMW zijn de raad voor maatschappelijk welzijn, het vast bureau, de voorzitter van de OCMW-raad, de voorzitter van het vast bureau, het bijzonder comité van de sociale dienst, de voorzitter van het bijzonder comité van de sociale dienst, de algemeen directeur en elk ander orgaan van het OCMW dat als overheid optreedt.

 

De verzoekschriften worden aan het orgaan gericht tot wiens bevoegdheid de inhoud van het verzoek behoort. Komt een verzoekschrift niet bij het juiste orgaan aan, dan bezorgt dit orgaan het verzoek aan de juiste bestemmeling. De maximale reactietermijn bedraagt 3 maanden.

 

Een verzoekschrift kan ingediend worden op papier of elektronisch. Een formulier wordt ter beschikking gesteld. Dit formulier wordt bezorgd aan (de voorzitter van) het betrokken orgaan, p/a Gemeentehuis, Gemeenteplein 1 te 3320 Hoegaarden.

 

Verzoekschriften die een onderwerp betreffen dat niet tot de bevoegdheid van het lokaal bestuur behoort, zijn onontvankelijk. Uit de tekst van het verzoekschrift moet de vraag om iets te doen of te laten duidelijk zijn. Een schriftelijke vraag wordt niet als verzoekschrift beschouwd als:

-    de vraag onredelijk is of te vaag geformuleerd;

-    het louter een mening is en geen concreet verzoek;

-    de vraag anoniem, d.w.z. zonder vermelding van naam, voornaam en adres, werd ingediend;

-    het taalgebruik ervan beledigend is.

Het orgaan of de voorzitter van het orgaan maakt deze beoordeling. Als het verzoekschrift onontvankelijk is, wordt dat aan de (eerste) ondertekenaar meegedeeld. Men kan de indiener om een nieuw geformuleerd verzoekschrift vragen dat wel aan de ontvankelijkheidsvoorwaarden voldoet.

 

Als het verzoekschrift ontvankelijk is én ondertekend zijn door minstens 2% van de inwoners boven de 16 jaar,  wordt het geagendeerd op de eerstvolgende zitting van het bevoegde orgaan. Is het een verzoekschrift voor de raad, dan plaatst de voorzitter van de raad het verzoekschrift op de agenda van de eerstvolgende raad indien het minstens 20 dagen vóór de vergadering werd ontvangen.  Wordt het verzoekschrift later ingediend, dan komt het op de agenda van de volgende vergadering.

 

Bij het begin van elke zitting deelt de voorzitter mee welke verzoekschriften werden ingediend, waarna de bevoegdheid beoordeelt.

De (eerste) ondertekenaar van het verzoekschrift kan ook gehoord worden door de gemeenteraad of een commissie. In dat geval kan de betrokkene zich laten bijstaan door een persoon naar keuze.

 

Het betrokken orgaan van de gemeente verstrekt, binnen drie maanden na de indiening van het verzoekschrift, een gemotiveerd antwoord aan de verzoeker of, indien het verzoekschrift door meer personen ondertekend is, aan de eerste ondertekenaar van het verzoekschrift.

 

Artikel 12: volksraadpleging

De gemeenteraad kan, in toepassing en volgens de modaliteiten van artikel 305 t.e.m. 325 van het decreet lokaal bestuur, op eigen initiatief of op verzoek van de inwoners van de gemeente, beslissen om de inwoners te raadplegen over aangelegenheden van gemeentelijk belang.

 

De vraag waarop de volksraadpleging betrekking heeft, wordt zo geformuleerd dat met ja of nee kan worden geantwoord. 

 

Als het initiatief uitgaat van de inwoners van Hoegaarden, moet dit worden gesteund door ten minste 20 % van de inwoners (gemeenten met minder dan 15.000 inwoners).  Een formulier, dat bestaat uit een verzoekschrift en een petitielijst, wordt ter beschikking gesteld. Dit formulier wordt, samen met een motiverende nota en stukken die de gemeenteraad kunnen inlichten, aangetekend of tegen ontvangstbewijs bezorgd aan het College van burgemeester en schepen, Gemeenteplein 1 te 3320 Hoegaarden.

 

Na ontvangst van het verzoekschrift onderzoekt het college of het verzoekschrift voldoet aan de decretale voorwaarden. Het resultaat van dit onderzoek wordt in een gemotiveerd advies meegedeeld aan de gemeenteraad. Na dit onderzoek wordt het verzoek tot volksraadpleging ingeschreven op de agenda van de eerstvolgende gemeenteraadszitting. De gemeenteraad beslist of het verzoek toelaatbaar is. Een toelaatbare volksraadpleging wordt georganiseerd volgens de wettelijk opgelegde modaliteiten.

 

Artikel 13  Slotbepalingen

Dit reglement treedt onmiddellijk na goedkeuring door de gemeenteraad in werking en vervangt het reglement van 04.06.2019.