Op het beheerscomité van de Interlokale Vereniging ‘Academie Regio Tienen’ werd voorgesteld om een aantal aanpassingen te doen aan de overeenkomst van de ILV.
1. Voorstel om de gemeentelijke bijdrage en de investeringsuitgave automatisch te koppelen aan de gezondheidsindex vanaf het begrotingsjaar 2023.
De academie merkt dat, door de stijgende prijzen, deze bijdragen vaak niet meer voldoende zijn om alle kosten te betalen en vraagt om het afgesproken bedrag automatisch te koppelen aan de gezondheidsindex, vanaf het begrotingsjaar 2023. De bij het afsluiten van de overeenkomst afgesproken (referentie)bedragen zouden dan aangepast moeten worden aan de geldende index in januari van het betreffende begrotingsjaar.
2. Goedkeuringstermijn jaarverslag en jaarrekening verlengen van 90 dagen naar 120 dagen.
Omdat het beheerscomité traditioneel in juni bij elkaar komt om het jaarverslag en -rekening vast te stellen en er in de zomermaanden juli en augustus weinig gemeenteraden plaatsvinden, wordt voorgesteld om de termijn om het jaarverslag en -rekening goed te keuren van 90 naar 120 dagen op te trekken en de overeenkomst in die zin aan te passen.
3. Investeringsuitgaven: momenteel zitten de investeringsbudgetten bij elke gemeente apart. Er wordt voorgesteld om deze kredieten naar de ILV (de beherende gemeente) te storten in functie van administratieve vereenvoudiging.
Het systeem zoals het nu werkt, is omslachtig. Door de investeringsbudgetten rechtstreeks naar de ILV (de beherende gemeente) te storten wordt het administratief eenvoudiger. Budgettair heeft de wijziging geen impact.
4. Overschotten op het budget ‘gemeentespecifieke bijdrage’ gebruiken om tekorten op ‘algemene kosten’ te dekken.
Er is meestal een tekort op de budgetten voor 'algemene kosten' en een overschot op de 'gemeentespecifieke bijdrage'. Dit maakt dat er verschillende betaalbewegingen nodig zijn want de beherende gemeente stuurt enerzijds een betalingsverzoek om pro rata bij te dragen aan het tekort op de algemene kosten, maar het overschot op de gemeentespeficieke kosten wordt in mindering gebracht van het te betalen bedrag voor het jaar nadien. Het voorstel is om eerst het tekort op de budgetten voor de algemene kosten te verrekenen in een eventueel overschot op de gemeentespecifieke bijdrage (dat wordt dan verlaagd). Op die manier zijn er minder betaalbewegingen.
De wijzigingen worden van kracht met ingang van 1 oktober 2022, onder de opschortende voorwaarde van goedkeuring door alle deelnemende gemeenten.
De gemeentespecifieke bijdrage en de investeringsuitgave worden gekoppeld aan de gezondheidsindex.
Artikel 1: artikel 9, § 1 van de overeenkomst ILV ‘Academie Regio Tienen’ wordt gewijzigd in wat volgt:
“Alle toelagen die het schoolbestuur (de beherende gemeente) jaarlijks ontvangt van de Vlaamse Overheid (werkingstoelage, ICT-toelage en nascholingstoelage) wordt door haar ingebracht in de vereniging ter dekking van de algemene overkoepelende kosten, zoals doch niet beperkt tot de kosten voor communicatie, leerlingenagenda’s, presentiegelden voor examenjury’s, softwarelicenties, nascholingen personeel, auteursrechten, lidgelden, materialen/leveringen/diensten voor alle gemeentes bestemd, …
Indien de ontvangen toelagen voor het kalenderjaar ontoereikend zijn om de algemene overkoepelende kosten te dekken doen de deelnemers een inbreng in de vereniging gelijk aan dit tekort, dat pro rata aan de hand van het totaal aantal inschrijvingen per gemeente in verhouding tot het totaal aantal inschrijvingen in de academie wordt verdeeld over de leden. In eerste orde zal voor deze inbreng een eventueel overschot op de gemeentespecifieke bijdrage van elke deelnemende gemeente gebruikt worden. Deelnemende gemeenten die dan nog een tekort hebben, krijgen van de beherende gemeente een betalingsverzoek, dat binnen de 60 dagen wordt voldaan. De berekening van de bijdragen die de deelnemende gemeenten moeten doen om een eventueel tekort op te vullen, gebeurt door de beherende gemeente na goedkeuring van de jaarrekening.
Indien de ontvangen toelagen voor het kalenderjaar de algemene overkoepelende kosten overstijgen wordt het surplus pro rata verdeeld over de deelnemers aan de hand van het totaal aantal inschrijvingen per gemeente in verhouding tot het totaal aantal inschrijvingen in de academie. Dit surplus wordt in mindering gebracht van de gemeentespecifieke bijdrage voor het volgende kalenderjaar zoals bepaald in §2.”
Art. 2: artikel 9, § 2 van dezelfde overeenkomst wordt gewijzigd in wat volgt:
“Elke deelnemer doet jaarlijks een gemeentespecifieke financiële bijdrage aan de vereniging ter dekking van de specifieke verbruikskosten die de vereniging in elke deelnemende gemeente maakt, waaronder begrepen zijn doch niet beperkt tot de kosten voor technische benodigdheden voor rechtstreeks gebruik, diensten en onderhoudscontracten technische benodigdheden, beheers- en werkingskosten informatica, erelonen en honoraria, receptie- en representatiekosten, onderhoud klas- en verhuurinstrumentarium, prijsuitdelingen, kantoorbenodigdheden voor rechtstreeks gebruik, documentatie, abonnementen, verbruiksgoederen nodig voor de opleiding van de leerlingen, andere administratiekosten, …
Deze gemeentespecifieke bijdrage wordt voor het begrotingsjaar 2020 tot en met het begrotingsjaar 2022 als volgt berekend: 40 euro per jaar per inschrijving beeldende en audiovisuele kunst en 20 euro per jaar per inschrijving podiumkunsten. Deze vastgelegde referentiebedragen worden vanaf het begrotingsjaar 2023 jaarlijks vermenigvuldigd met de aanpassingscoëfficiënt A, die als volgt berekend wordt:
A = (CX-1/CX2020),
waarbij :
1° CX-1 : de gezondheidsindex van de maand januari van het begrotingsjaar X-1
2° CX2020 : de gezondheidsindex van de maand januari van het begrotingsjaar 2020
De beherende gemeente berekent jaarlijks deze bijdragen per gemeente op basis van te telling van het aantal leerlingen op 1 oktober en zendt een betalingsverzoek aan de deelnemers, dat binnen de 60 dagen wordt voldaan. Indien in een kalenderjaar de door een deelnemende gemeente betaalde gemeentespecifieke bijdrage hoger ligt dan de werkelijke specifieke verbruikskosten die effectief in die gemeente werden gemaakt, dan wordt het surplus in eerste orde gebruikt voor het aanzuiveren van eventuele tekorten op de algemene kosten. Blijft er dan nog een surplus, dan wordt dat in mindering gebracht van de gemeentespecifieke bijdrage voor het volgende kalenderjaar.”
Art. 3: artikel 15, § 3 van dezelfde overeenkomst wordt gewijzigd in wat volgt:
“De jaarrekening is goedgekeurd door de gemeenteraad indien de gewone meerderheid ze goedkeurt. Indien de gemeenteraad geen beslissing heeft genomen binnen de 120 dagen na de voorlegging, wordt de jaarrekening als goedgekeurd beschouwd.”
Art. 4: artikel 10, § 3 van dezelfde overeenkomst wordt gewijzigd in wat volgt:
“Naast de bijdragen voorzien in art. 9 en de budgetten voor de kosten voor infrastructuur en didactisch materiaal zoals bepaald in art. 10, § 1 worden de jaarlijkse bijdragen voor investeringen van elke deelnemende gemeente als volgt bepaald:
• Voor de podiumkunsten:
o Budget voor aankoop instrumenten: 15 euro per inschrijving muziek (volgens de inschrijvingen op 1 oktober voorafgaand aan het nieuwe kalenderjaar)
o Budget voor informatica en audiomateriaal: 5,50 euro per inschrijving podiumkunsten (volgens de inschrijvingen op 1 oktober voorafgaand aan het nieuwe kalenderjaar)
• Voor de beeldende en audiovisuele kunst:
o Budget voor rollend materieel, installatie machines en klasuitrusting: 13 euro per inschrijving beeldende en audiovisuele kunst (volgens de inschrijvingen op 1 oktober voorafgaand aan het nieuwe kalenderjaar)
o Budget voor informatica en audiomateriaal: 6,20 euro per inschrijving beeldende en audiovisuele kunst (volgens de inschrijvingen op 1 oktober voorafgaand aan het nieuwe kalenderjaar)
Deze vastgelegde referentiebedragen gelden voor het begrotingsjaar 2020 tot en met het begrotingsjaar 2022. Ze worden vanaf het begrotingsjaar 2023 jaarlijks vermenigvuldigd met de aanpassingscoëfficiënt A, die als volgt berekend wordt:
A = (CX-1/CX2020),
waarbij :
1° CX-1 : de gezondheidsindex van de maand januari van het begrotingsjaar X-1
2° CX2020 : de gezondheidsindex van de maand januari van het begrotingsjaar 2020
De beherende gemeente berekent jaarlijks de bijdragen voor investeringen per gemeente op basis van te telling van het aantal leerlingen op 1 oktober en zendt een betalingsverzoek aan de deelnemers, dat binnen de 60 dagen wordt voldaan.”
Art. 5: De wijzigingen aan de overeenkomst ILV ‘Academie regio Tienen’ worden van kracht met ingang van op 1 oktober 2022, onder de opschortende voorwaarde van goedkeuring door alle deelnemende gemeenten.