De voorzitter opent de zitting op 19/12/2023 om 20:40.
De Raad keurt het verslag van de zitting d.d. 14.11.2023 goed.
De uitnodiging vanwege IGO voor hun algemene vergadering kwam te laat binnen om dit dossier te kunnen agenderen op de raad van november.
Artikel 1: Het besluit van het vast bureau dd 4.12.2023 'IGO gewone algemene vergadering 15.12.2023: aanduiding afgevaardigde en bepaling mandaat' wordt bekrachtigd.
Instellingen die onderhevig zijn aan de wetgeving op overheidsopdrachten worden steeds geconfronteerd met complexere technisch-administratieve vraagstukken en dat er meer en meer eisen worden gesteld op vlak van vakspecifieke kennis.
Het is een feit dat samenwerking op het vlak van overheidsopdrachten en/of aanbieden van facilitaire diensten positieve schaaleffecten en synergiën kan genereren.
Er kan dus zowel financieel als inzake werkuren bespaard worden.
Het aanbod van TMVS, een dienstverlenende intergemeentelijke vereniging opgericht in 2017 en waarvan het toetredingsdossier in bijlage wordt toegevoegd;
De dienstverlening van TMVS enkel kan aangeboden worden aan deelnemers van TMVS.
De autonomie van de deelnemende partners wordt ten volle gerespecteerd.
Er is een kapitaalsinbreng voorzien, zoals beschreven in het toetredingsdossier;
Artikel 1
Het OCMW zal met onmiddellijke ingang toetreden tot TMVS, volgens de modaliteiten vastgelegd in de statuten van TMVS en volgens het toetredingsdossier dat als bijlage aan onderhavig besluit wordt toegevoegd.
Artikel 2
Schepen van financiën Hans Decoster wordt voorgedragen als lid voor de Algemene vergadering van TMVS.
Artikel 3
Onderhavige beslissing wordt meegedeeld aan TMVS.
Het is aangewezen om, in het kader van organisatiebeheersing, een reglement 'toekennen van provisies' goed te keuren en maatregelen en controlepunten te voorzien teneinde misbruiken zoveel mogelijk uit te sluiten.
Art 1 - Volgend reglement 'provisies voor geringe exploitatie-uitgaven' wordt goedgekeurd:
Artikel 1 — Aanduiding
§1. De personeelsleden die een volmacht op een provisierekening krijgen toegewezen, worden nominatief aangeduid door de algemeen directeur.
§2. De aanstelling kan op elk moment worden beëindigd door een nominatieve beslissing van de algemeen directeur en neemt alleszins een einde bij de uitdiensttreding van het betrokken personeelslid.
Artikel 2 — Bewaring
§1. Elk personeelslid dat over een debetkaart beschikt om geringe exploitatie-uitgaven te doen moet deze zorgvuldig bewaren.
Artikel 3 — Verbodsbepalingen
Het is ten strengste verboden:
Artikel 4 — Provisiebeheerder
§1. Het personeelslid dat door de algemeen directeur een provisie ter beschikking wordt gesteld voor het doen van geringe exploitatie-uitgaven van dagelijks bestuur, wordt provisiebeheerder genoemd.
§2. De opdracht tot het doen van geringe exploitatie-uitgaven van dagelijks bestuur maakt deel uit van de taak van de betrokken ambtenaar en geeft geen recht op enige bijkomende vergoeding.
Artikel 5 — Omvanq en terbeschikkinqstellinq van de provisie
§1. De provisie bedraagt maximum 5.000 EURO per Provisierekening.
§2. Het maximale bedrag van elke afzonderlijke uitgave bedraagt 500 EURO. Indien hier uitzonderlijk van moet worden afgeweken, wordt de algemeen directeur en de financieel directeur onverwijld op de hoogte gebracht. Zij kunnen dan deze limiet tijdelijk optrekken.
§3. Het bedrag van de provisie wordt op een speciaal daartoe geopende provisierekening gestort. De speciaal daartoe geopende rekening mag nooit een debetsaldo vertonen.
§4. De provisiebeheerder is persoonlijk verantwoordelijk voor het beheer ervan: dit impliceert dat de provisiebeheerder in eerste instantie kan worden aangesproken voor kastekorten of uitgaven die zouden worden betwist.
§5. Een verantwoording gebeurt steeds bij de vraag tot het aanvullen van de provisie. De provisiebeheerder legt een gedetailleerde opgave van de gedane uitgaven aan de financieel directeur voor, samen met de nodige bewijsstukken van deze uitgaven.
Artikel 6 - Aanwending en modaliteiten provisie
§1. De provisie mag door de provisiebeheerder enkel worden aangewend voor de betaling van geringe exploitatie-uitgaven van dagelijks bestuur die zonder uitstel moeten gebeuren of die onmiddellijk moeten worden gedaan voor de goede werking van de dienst. Er mogen uitsluitend uitgaven via de provisie gebeuren die niet de normale uitgavenprocedure kunnen volgen.
§2. De provisiebeheerder bezorgt alle bewijsstukken en alle uitgaven op een eenvormig document aan de financieel directeur of zijn afgevaardigde, die ze inschrijft in de boekhouding.
§3. Indien de financieel directeur of zijn afgevaardigde van oordeel is dat de uitgaven niet overeenstemmen met de aanwending zoals bepaald in paragraaf 1 en 2 van dit artikel, maakt hij een verslag op dat wordt bezorgd aan de provisiebeheerder. Samen met de opmerkingen van de betrokken provisiebeheerder wordt dit verslag aan de algemeen directeur bezorgd. De algemeen directeur neemt een beslissing over de al dan niet aanvaarding van de gedane uitgave(n) via provisie.
Artikel 7 — Controle & procedure bij vaststelling van niet aanzuivering uitgaven
§1. De financiële dienst controleert op regelmatige tijdstippen de stand van de provisierekeningen en rapporteert bij onregelmatigheden of niet aanzuivering, aan de financieel directeur.
§2. Bij vaststelling van een uitgaven, waarvoor er geen verantwoordingsstuk kan worden aangeleverd, wordt de beheerder van de debetkaart door de financiële dienst verwittigd. Indien blijkt dat het bewijsstuk verloren is gegaan, dient de beheerder van de debetkaart een verklaring op eer op te maken van verlies van het bewijsstuk , en bezorgt dit aan de algemeen directer en financieel directeur.
§3. Deze verklaring op eer wordt slechts éénmaal per jaar aanvaardt. Indien het verlies van bewijsstuk zich meerdere keren voordoet, dan kan de financieel directeur het te vereffenen tekort in de boekhouding inschrijven als een vordering op het personeelslid, dat door hem/haar moet worden terugbetaald.
Artikel 8 — Procedure bi| vaststelling van een tekort ingevolge verlies of diefstal
§1. Elke vaststelling van verlies of diefstal van de debetkaart wordt onverwijld gemeld aan de algemeen directeur en de financieel directeur. In geval van vermoeden van diefstal en/of fraude zal de algemeen directeur aangifte doen bij de politie.
§2. De algemeen directeur neemt de nodige bewarende maatregelen.
§3. De financieel directeur gaat onmiddellijk over tot verificatie van de provisierekening waarop de kaarthouder volmacht heeft en stelt het bedrag van verlies of diefstal vast. De financieel directeur maakt hiervan een proces-verbaal op.
§4. De beheerder van de debetkaart waarbij het verlies of de diefstal werd vastgesteld, maakt een verslag op met duiding van de hem/haar gekende feiten en waarin de omstandigheden van het verlies of de diefstal worden toegelicht.
§5. Het verslag, vermeld in §4 van dit artikel, en het proces-verbaal van de financieel directeur, vermeld in §3 van dit artikel, worden overgemaakt aan het uitvoerend orgaan die een beslissing neemt betreffende de aansprakelijkheid en in voorkomend geval van de hoogte van het tekort dat moet worden vereffend. Bij niet aanvaarding van het verlies door het uitvoerend orgaan ingevolge aansprakelijkheid van het betrokken personeelslid moet het verlies door het personeelslid worden vereffend. Een afschrift van dit besluit wordt overgemaakt aan de algemeen directeur, de financiële directeur en het betrokken personeelslid.
§6. Volgend op de beslissing van het uitvoerend orgaan betreffende de aansprakelijkheid zoals vermeld in §5 van dit artikel, schrijft de financieel directeur de diefstal of het verlies in de boekhouding in als een vordering op het personeelslid dat aansprakelijk wordt bevonden en dat door hem/haar moet worden terugbetaald, en het niet te vereffenen tekort als een uitgave.
Minstens een keer per jaar wordt het meerjarenplan aangepast, waarbij in elk geval de kredieten voor het volgende boekjaar worden vastgesteld, conform art.257 van het D.L.B. Als dat nodig is, kunnen daarbij ook de kredieten voor het lopende boekjaar worden aangepast. Daarnaast kan het meerjarenplan, als dat nodig is, ook worden aangepast om alleen de kredieten voor het lopende boekjaar aan te passen.
De gemeente en het openbaar centrum voor maatschappelijk welzijn hebben een geïntegreerd meerjarenplan, maar hebben hun eigen bevoegdheid voor de vaststelling ervan.
Zowel de gemeenteraad als de raad voor maatschappelijk welzijn moet eerst zijn eigen deel van de aanpassing van het meerjarenplan vaststellen. Daarna kan de gemeenteraad het deel van de aanpassing van het meerjarenplan dat de raad voor maatschappelijk welzijn heeft vastgesteld, goedkeuren, waardoor de aanpassing van het meerjarenplan definitief is vastgesteld.
Het aangepaste meerjarenplan 2020-2025 voldoet aan de evenwichtsvoorwaarden conform art.16 van het B.V.R. van 30 maart 2018 betreffende de BBC.
Artikel 1- De OCMW-raad wijzigt voor haar gedeelte de kredieten van boekjaar 2023 en stelt tegelijkertijd de kredieten voor boekjaar 2024 vast.
Artikel 2: Huidige beslissing wordt binnen de 10 dagen bekend gemaakt op de gemeentelijke website en deze publicatie wordt gemeld aan de toezichthoudende overheid.
Artikel 3: De meerjarenplan aanpassing 5 zal in digitale vorm aan de toezichthoudende overheid worden overgemaakt.
Het OCMW ontving op 16.11.2023 het digitale besluit van de gouverneur dd 16.11.2023 tot goedkeuring van de jaarrekening over het financiële boekjaar
2022 van de gemeente en het openbaar centrum voor maatschappelijk welzijn van Hoegaarden - bijgevoegd in bijlage.
De raad neemt kennis van het besluit van de gouverneur dd 16.11.2023 tot goedkeuring van de jaarrekening over het financiële boekjaar
2022 van de gemeente en het openbaar centrum voor maatschappelijk welzijn van Hoegaarden.
De provincie Vlaams-Brabant lanceerde op 14 maart 2022 de open oproep voor projecten ‘subsidieretentie’. Door dit project stelt de provincie Vlaams-Brabant een bedrag van maximaal 300.000 euro ter beschikking voor het uitvoeren van renovatiewerken bij kwetsbare eigenaars. Veel kwetsbare eigenaars beschikken dikwijls niet over de nodige financiële middelen om de investeringen noodzakelijk om hun woning te renoveren te pre financieren. Met de toekenning van deze 300.000 euro kunnen 10 woningen gerenoveerd worden, elk voor een budget van 30.000 euro. Het geleende bedrag moet pas terugbetaald worden bij vervreemding van de woning. De renovatieplannen en – werken van de 10 geselecteerden worden opgevolgd door een renovatiebegeleider van de provincie Vlaams-Brabant. Deze renovatiebegeleiding wordt gratis aangeboden. Veel kwetsbare eigenaars beschikken dikwijls niet over de nodige administratieve kennis en technisch inzicht. Doordat een renovatiebegeleider dit luik op zich neemt, worden deze gezinnen ontzorgd. Op het vast bureau van 02 mei 2022 werd er de opdracht gegeven aan de interlokale vereniging ‘Beter Wonen aan de Gete’ om in te tekenen op deze oproep. De interlokale vereniging ‘Beter Wonen aan de Gete’ zal de selectieprocedure van de kandidaten moeten coördineren, de stuurgroepvergaderingen organiseren, zal zorgen voor voorafgaande technische screening van de woningen, het verzamelen van de documenten voor het uit te voeren sociaal onderzoek en zal helpen bij het invullen van de subsidieaanvragen voor de uitgevoerde renovatiewerken. De provincieraad van Vlaams-Brabant keurde op 22 november 2022 de nominatieve inschrijving goed voor het project. Voor het renoveren van 5 woningen van noodkopers/noodeigenaars werd een nominatief bedrag van 150.000 euro voorzien aan het openbaar centrum voor maatschappelijk welzijn van Hoegaarden.
De provincie Vlaams-Brabant sluit voor elk weerhouden project een samenwerkingsovereenkomst met het openbaar centrum voor maatschappelijk werk af. Er wordt ook een tussenovereenkomst afgesloten met de kwetsbare eigenaars van de te renoveren woning. Het openbaar centrum van maatschappelijk werk neemt een hypotheek op elk pand dat zal gerenoveerd worden met middelen uit het project ‘subsidieretentie’. Na goedkeuring en ondertekening van de samenwerkingsovereenkomst zal de uitbetaling van de retentielening gebeuren door de provincie Vlaams-Brabant aan het centrum voor maatschappelijk welzijn.
Artikel 1. De samenwerkingsovereenkomst met de provincie Vlaams-Brabant aangaande projecten ‘subsidieretentie’ wordt goedgekeurd en ondertekend.
Artikel 2. De samenwerkingsovereenkomst maakt integraal deel uit van dit besluit. Zij zal namens het openbaar centrum voor openbaar welzijn ondertekend worden door de voorzitter van het bijzonder comité van de sociale dienst en de algemeen directeur en namens de interlokale samenwerking ‘Beter Wonen aan de Gete’ door de voorzitter en de coördinator.
Artikel 3. De tussenovereenkomst met de eigenaars die deelnemen aan het project wordt goedgekeurd en zal ondertekend worden door de voorzitter van het bijzonder comité van de sociale dienst en de algemeen directeur.
De voorzitter sluit de zitting op 19/12/2023 om 20:44.
Namens OCMW-raad,
Bart Hendrix
Algemeen directeur
Jean-Pierre Taverniers
Voorzitter